Firmy wykorzystujące wideokonferencje mogą wyraźnie obniżyć koszt prowadzenia działalności, a także usprawnić działanie przedsiębiorstwa. Taki wniosek wynika z badań przeprowadzonych przez firmę analityczną Aberdeen Group. Informacja ta jest niezwykle istotna dla zarządzających przedsiębiorstwami, zwłaszcza w aktualnej sytuacji – wyzwaniami, zagrożeniami, ale i szansami stwarzanymi przez recesję. Warto też przytoczyć wyniki raportu, który przedstawił ostatnio Hewlett-Packard. Wynika z niego, że 38% biorących udział w ankiecie firm uważa kryzys za okazję do restrukturyzacji swojego środowiska technicznego z myślą o przyszłym rozwoju. Przedsiębiorcy słusznie zakładają, że wdrożenie teraz rozwiązań technologicznych, które pozwolą zwiększyć wydajność i rentowność firmy, pomoże im wyjść z recesji szybciej niż konkurencji i zyskać nad nią przewagę. Mając na uwadze te dane, przedstawione przez obie szacowne instytucje, można śmiało stwierdzić, że nadszedł najlepszy czas na wideokonferencje.

Zalety wideokonferencji

Wdrożenie systemu wideokonferencyjnego dla firm oznacza możliwość zwiększenia częstotliwości personalnych kontaktów wewnątrz firmy (np. zespołów projektowych), a także z klientami i partnerami zewnętrznymi. Jest to możliwe, ponieważ nowoczesne rozwiązania wideokonferencyjne pozwalają osiągnąć dokładnie taki sam efekt, jak osobiste spotkanie. Podczas rozmów biznesowych istotne są nie tylko liczby, fakty i dane. Niezbędny jest też kontakt wzrokowy, który dostarcza nam informacji weryfikujących przekazywane słowa. Obserwujemy rozmówcę - mimikę, gestykulację, postawę - i dzięki temu intuicyjnie wyczuwamy jego intencje.

REKLAMA

REKLAMA

Taka podświadoma ocena rozmówcy była dotychczas możliwa wyłącznie przy osobistych spotkaniach. Obecnie, dzięki wideokonferencji, możemy zobaczyć naszych rozmówców przez Internet. Możemy też zaprezentować im dowolny dokument i wymieniać pliki, co czyni wideokonferencje efektywnym spotkaniem roboczym. Dodatkowo całe spotkanie można nagrać. Wszystko to przy zachowaniu pełnego bezpieczeństwo i poufności przekazywanych podczas wideokonferencji treści, w jakości HD.

Jak oszczędzamy

Bezpośrednie oszczędności związane z wdrożeniem wideokonferencji związane są z ograniczeniem liczby kosztownych podróży służbowych. Ale korzystanie z komunikacji wideo to przede wszystkim oszczędność czasu, co znacząco przekłada się na zwiększenie efektywności pracy. Pracownicy mniej czasu muszą spędzać poza biurem (np. w podróży), co powoduje, że poszczególne projekty są realizowane szybciej. Potwierdzają to szczegółowe wyniki badania Aberdeen Group. W przedsiębiorstwach, które wdrożyły rozwiązania wideokonferencyjne, redukcja czasu podróży służbowych wyniosła do 83% , natomiast redukcja czasu wdrażania projektów – nawet 66%. Obniżyły się też koszty związane ze zdalną współpracą pracowników - o 48%, a także koszty wewnętrznych szkoleń firmowych, które można w takim wypadki przeprowadzić zdalnie - o 48%. Warto wspomnieć o jeszcze jednej korzyści wynikającej z oszczędności czasu. Osoby, zwłaszcza na stanowiskach kierowniczych, mogą łatwiej pogodzić pracę z życiem prywatnym (np. nie muszą tak często przebywać poza domem).

Dla kogo wideokonferencje

Wideokonferencje sprawdzają się wszędzie tam, gdzie istnieje konieczność komunikacji między dwoma lub więcej osobami, które przebywają w różnych lokalizacjach. Im większa organizacja, im więcej terenowych oddziałów, oddalonych od siebie często o tysiące kilometrów, tym więcej zastosowań dla systemów wideo. Coraz częściej sięgają po nie też firmy szkoleniowe, szkoły językowe i uczelnie ponieważ technologia telepresence nadaje nowy wymiar idei e-lerningu. Wideokonferencje z powodzeniem sprawdzą się też w mniejszych przedsiębiorstwach, które w swojej codziennej działalności często kontaktują się z kluczowymi klientami lub partnerami handlowymi. Wykorzystanie komunikacji wideo nadaje takim relacjom zupełnie inny charakter.

Ile to kosztuje

Zaawansowane systemy wideokonferencyjne są obecnie oferowane w bardzo elastycznych modelach cenowych, które pozwalają korzystać z nich zarówno bardzo dużym, jak i mniejszym przedsiębiorstwom. Za przykład oferty rozwiązań wideokonferencyjnych dla MSP może posłużyć program V2C. Jest on udostępniany w modelu abonamentowym. Oznacza to, że firma nie musi kupować programu, tylko może go wynająć za 85,40 zł brutto za użytkownika na miesiąc. Potrzebny jest jedynie dowolny komputer PC z przeglądarką IE, kamerka IP oraz słuchawki z mikrofonem. Nieco droższym rozwiązaniem jest wyposażenie na stałe sali konferencyjnej w profesjonalny sprzęt wideokonferencyjny. Przykładowe wyposażenie - składające się terminala VCON xPoint (kamera sterowana pilotem, monitor LCD oraz konferencyjny mikrofon) i programu Vpoint z licencją dla 5 użytkowników (do zainstalowania na komputerach PC lub notebookach) - to koszt ok. 26 tys. zł netto.