Ta wypowiedź na Twojej stronie www? Zobacz zasady publikacji.

Grzegorz Arent
sales engineer Polycom

Kiedy stereotypy dotyczące komunikacji internetowej i wideokonferencji przegrają z zaletami i korzyściami? Pytamy Grzegorza Arenta, sales engineera w Polycom Polska

Dlaczego warto inwestować w łączność IP? Do rozmów głosowych czy wideo są przecież bezpłatne rozwiązania.

Grzegorz Arent: Telefonia działająca w oparciu o sieci IP jeszcze 10 lat temu uważana była za drogie i mało funkcjonalne rozwiązanie. Dziś jest to standard, który ma w niedługim czasie zupełnie wyprze tradycyjne centrale telefoniczne.

O szybkim rozwoju tej technologii zadecydowały takie czynniki jak obniżenie kosztów inwestycji przez wykorzystanie wspólnej infrastruktury dla głosu i danych, standaryzacja czy łatwość integracji z systemami CRM. Dzisiejsze platformy komunikacyjne oferują wręcz nieograniczoną funkcjonalność. Na telefonach IP można sprawdzać kursy walut, ceny akcji, przeglądać Internet, czy komunikować się wykorzystując popularny czat.

Dodatkowymi zaletami telefonów IP jest także wysoka jakość głosu, nawet 22 kHz i niższe koszty utrzymania systemu.

W Polsce pokutuje mit, że telefonia IP i komunikacja internetowa w ogóle jest słabszej jakości od rozwiązań tradycyjnych. To faktycznie tylko mit?

To jest mit, nie znam telefonu tradycyjnego, który oferowałby jakość głosu 22 kHz!!!

Wysoka jakość wymaga szybkich łącz. Jakie są minimalne wymagania?

Myślę, że to jest kolejny mit, który pokutuje w naszych stereotypach. Wysoka jakość połączenia wideokonferencyjnego, do którego możemy zaliczyć jakość obrazu SD (jakość DVD) oraz głosu 22kHz potrzebuje zaledwie 256 kb/s przy pełnym ruchu, tj. przy 30 klatkach na sekundę. Jakość HD720p wymaga 832 kbps pasma, zaś FullHD 1080p jedynie 1,7 Mbps.

O wideokonferencjach w biznesie głośno ze względu na kryzys. Pozwalają oszczędzić czas i pieniądze. Można te oszczędności policzyć?

Zwykle oszczędności rozpatrywane są przez pryzmat podróży służbowych i związanych z nimi kosztów bezpośrednich takich jak przejazd, nocleg, czy dieta. To można łatwo policzyć. Podam parę przykładów:

Jedna z wiodących firm audytorskich o globalnym zasięgu wybrała technologię wideokonferencyjną oraz telepresence firmy Polycom, która została dostarczona przez Nortel, globalnego dostawcę usług zarządzanych. Celem było znalezienie korzystnej alternatywy biznesowej dla podróży służbowych.

Według obliczeń Nortel, firma ta wydająca rocznie 23 miliony USD na podróże służbowe wykorzystuje teraz rozwiązania telepresence w celu odzyskania 385 000 godzin utraconej produktywności, a dzięki temu zmniejszy emisję gazów cieplarnianych nawet o 4 200 ton i zaoszczędzi nawet 7 milionów USD.

Easynet (Wielka Brytania, Niemcy i inne kraje europejskie), jej założeniem było ograniczenie kosztów podróży służbowych o 10%, oszczędność czasu i poprawa efektywności. Aby zrealizować te cele, firma wdrożyła rozwiązanie immersive telepresence firmy Polycom obejmujące Centrum Operacyjne VNOC (Video Network Operations Centre), z którego odbywa się zarządzanie siecią składającą się z 10 centrów konferencyjnych telepresence rozmieszczonych w różnych krajach i wyposażonych w rozwiązanie Polycom® Realpresence Experience™ RPX™. W ciągu pierwszych trzech miesięcy od wdrożenia oszczędność czasu i kosztów przeszła oczekiwania.

Firma CoStar (agencja informacyjna ds. nieruchomości komercyjnych działająca w Stanach Zjednoczonych i Europie) zatrudniająca 3000 pracowników oszczędza 5 milionów USD rocznie z tytułu ograniczenia ilości podróży służbowych, a jednocześnie przyczynia się do redukcji emisji gazów cieplarnianych.

Sąd Najwyższy Stanu Virginia odnotował oszczędność rzędu 1,2 miliona USD dzięki wykorzystaniu technologii wideokonferencyjnych w jednym tylko roku; skrócenie czasu przesłuchań z jednej godziny do 20 minut; zwiększenie efektywności spotkań administracyjnych w całym regionie.

Niewiele osób zauważa fakt, że największym kosztem jest nieobecność najlepiej opłacanej kadry menedżerskiej, czy wysokiej klasy specjalistów. Zdalna konsultacja czy spotkanie jest znacznie tańsza niż wyjazd. Spotkania organizowane „ad-hoc” wyraźnie redukują czas potrzebny na proces podejmowania decyzji. Godzinne spotkanie trwa tylko godzinę. Wysokiej klasy specjaliści i menedżerowie zarządzający to osoby, których czas jest niezwykle cenny.

Technologia wideokonferencyjna znacznie zwiększa efektywność takich osób, redukując jednocześnie do minimum czas spędzany bezproduktywnie w podróży. Dzięki niej możliwe jest odbycie kilku spotkań w ciągu dnia zamiast jednego.

Rozwiązania wideokonferencyjne nie należą do tanich. Ceny urządzeń są co najmniej czterocyfrowe. Małe firmy mają tu czego szukać?

Redukcja liczby wyjazdów służbowych o jedną podróż paru pracowników z Europy do Stanów Zjednoczonych czy Azji pozwala na zakup systemu wideokonferencyjnego HD lub telepresence.

Firma Polycom oferuje najszerszą gamę rozwiązań do tele- i wideokonferencji począwszy od osobistych komunikatorów wideo, po najbardziej zaawansowane technologicznie systemy typu Immersive Telepresence. Obecnie ceny urządzeń wideokonferencyjnych umożliwiających multimedialną, grupową komunikację jakości HD zaczynają się już na poziomie 4999 euro. Choćby najnowszy system Polycom HDX 6000 wprowadzony w lipcu, który obsługuje jakość emisyjną 720p HD (1280 x 720) przy prędkości 30 klatek na sekundę (fps) począwszy od 832 Kbps, jak również obraz w jakości DVD (704 × 576) przy prędkości 30 klatek na sekundę począwszy od 256 Kbps.

Dla małych i średnich przedsiębiorstw mamy specjalnie dla nich przeznaczony system QDX 6000 za 3099 euro, najlepsze rozwiązanie w swojej klasie, zapewniające bardzo wysoką jakość obrazu nawet jeśli szybkość łącza internetowego nie przekracza 256 kb/s, a do tego urządzenie jest proste i łatwe w obsłudze. Rzecz nie do pogardzenia biorąc pod uwagę, że w wielu firmach sektora MSP przygotowanie sali do konferencji należy do obowiązków asystentki, a nie wykwalifikowanego informatyka.

Przy dwóch takich systemach i wykorzystaniu ich zaledwie dwa razy w tygodniu inwestycja zwróci się w ciągu 6-8 miesięcy.

Polycom HDX 6000
Można wskazać branże, których przedstawiciele skorzystają najwięcej?

Systemy wideokonferencyjne wykorzystywane są głównie przez firmy wielooddziałowe, których rozległe struktury uniemożliwiają częste spotkania pracowników. Dzięki bogatej funkcjonalności systemy znajdują zastosowanie w całej organizacji znacznie skracając procesy biznesowe np: Zarząd – wirtualne spotkania menadżerów, Dział Handlowy – omawianie strategii, szkolenia, spotkania z klientami na odległość, Dział HR – szkolenia wewnętrzne dla pracowników, zdalna rekrutacja, Dział Marketingu – wprowadzanie nowych akcji promocyjnych, Dział R&D – wspólne projekty, natychmiastowa wymiana opinii, burza mózgów etc.

Oczywiście zalety systemów wideokonferencyjnych dostrzeżono również poza światem biznesu. Coraz częściej kompleksowe rozwiązania są implementowane w strukturach rządowych: w sytuacjach zagrożenia wideokonferencja umożliwia natychmiastowe spotkanie zespołów kryzysowych i szybkie podjęcie właściwej decyzji. Dzięki możliwości dołączenia do konferencji dowolnego źródła obrazu takiego, jak monitoring miejski, kamera na pokładzie śmigłowca, itp. wszyscy uczestnicy spotkania mają możliwość obserwacji akcji „na żywo”.

Również wykorzystanie systemów wideokonferencyjnych w procesie kształcenia ma szereg zalet. Oprócz znacznej redukcji kosztów związanych z akomodacją i podróżami, system pozwala na dotarcie do większej liczby słuchaczy w tym samym czasie. System jest w pełni interaktywny, co oznacza, że każdy może w dowolnym momencie zadać pytanie prowadzącemu. Podczas wykładu prelegent może swobodnie korzystać z tych samych pomocy naukowych, których używa na co dzień. Oprócz przekazu obrazu z kamer zainstalowanych w sali wykładowej, terminale pozwalają na dodatkowy przekaz obrazu z komputera, kamery dokumentowej (wizualizera), DVD czy tablicy elektronicznej.

Taka funkcjonalność zapewnia w pełni komfortowe uczestnictwo wszystkim słuchaczom. Dodatkowo, specjalny tryb lektorski w mostku wideokonferencyjnym umożliwia wykładowcy obserwowanie wszystkich sal, słuchacze widzą zaś jedynie prelegenta na całym ekranie. Dla osób, które nie mogą pojawić się w swoich salach, system oferuje bierny dostęp do sesji wykładowej przez Internet. Wystarczy zwykła przeglądarka WWW i można na bieżąco odbierać przekaz.

Kolejną branżą, która odkryła możliwości systemów wideokonferencyjnych jest służba zdrowia. Interaktywne telekonferencje między specjalistami, czy lekarzem i pacjentem pozwalają na zdalne omawianie wyników badań takich, jak zdjęcia rentgenowskie, echogramy, EKG, USG, tomografia komputerowa etc. W nagłych przypadkach możliwe są ponadto konsultacje specjalistyczne, kiedy szybka diagnoza może uratować ludzkie życie.

Systemy wideokonferencyjne coraz częściej możemy spotkać także na salach operacyjnych. Umożliwiają udział światowej klasy specjalistów podczas zabiegów. Są one również wykorzystywane w procesie kształcenia chirurgów, gdy przebieg operacji transmitowany jest do wielu ośrodków jednocześnie. Pojawiła się nawet nowa dziedzina zwana telemedycyną, dla której nie istnieją bariery geograficzne.

Po jakim czasie zwraca się taka inwestycja, jeśli statystyczna polska firma wydaje na telefony nieco ponad 300 złotych miesięcznie.

A ile taka firma w międzyczasie wydaje na przejazdy służbowe czyli bilety, przejazdy, hotele, diety? Inwestycja w średnej klasy sprzęt wideokonferencyjny stanowi dla firmy równowartość 2 służbowych lotów przez Atlantyk w klasie ekonomicznej. Warto ten fakt mieć na względzie jeśli przedsiębiorstwo ma klientów w różnych częściach świata. Oczywiście, największe korzyści z wdrożenia rozwiązań wideokonferencyjnych odniosą firmy wieloodziałowe o rozproszonej strukturze. Przy dwóch średniej klasy systemach wideokonferencyjnych i wykorzystaniu ich zaledwie dwa razy w tygodniu inwestycja zwróci się w ciągu 6-8 miesięcy.

Badania UKE na polskich firmach pokazały, że większość z nich jest zadowolona z dotychczasowych rozwiązań i przyzwyczajona do operatorów tradycyjnych. Jak zmienić ten stan?

Najlepiej samemu wziąć udział w wideokonferencji na sprzęcie oferującym obraz i dzwięk wysokiej jakości. Wrażenie jest niesamowite. Po prostu spotkanie twarzą w twarz bez wychodzenia z biura. Co więcej, dzisiejsze wideokonferencje nie ograniczają się wyłącznie do spotkań twarzą w twarz, pozwalają na skorzystanie z tych samych urządzeń, z których korzysta się w salach konferencyjnych. Umożliwiają przedstawianie danych z laptopa, aparatu fotograficznego, DVD czy dokumentów papierowych. Zdalne prezentacje czy szkolenia mogą być więc prowadzone w tradycyjny sposób, z tą różnicą, że jednocześnie można dotrzeć setek odbiorców, albo jednego dnia można uczestniczyć w spotkaniu z Australią, USA, Chinami etc.

Kryzys zaszkodził czy pomógł branży tzw. zunifikowanej komunikacji?

Ujednolicona komunikacja, to doskonała technologia, która pozwala w intuicyjny sposób zarządzać wieloma usługami z jednego urządzenia. Pracownicy mogą dziś w prosty sposób zadzwonić, odsłuchać pocztę głosową czy e-mail, odebrać faks niezależnie od tego, czy są w podróży i mają przy sobie jedynie telefon komórkowy, czy są w hotelu przy laptopie, czy przy swoim biurku. Odpowiedzialny menadżer nie może sobie dziś pozwolić na wymówkę w stylu: Nie było mnie w biurze, więc nie miałem możliwości przeczytać Pańskiej wiadomości. A jeśli nasza konkurencja miała taką możliwość?

Takie rozwiązania nie tylko ułatwiają wewnętrzną komunikację w biurze, ale skracają czas potrzebny na podjęcie decyzji i szybkie działanie, ale też zwiększają mobilność i produktywność pracowników, eliminując przy tym koszty związane ze zbędną podróżą.

A perspektywy? Tradycyjne rozwiązania znikną całkowicie?

Systemy wideokonferencyjne sprawiły, że świat skurczył się jeszcze bardziej. Ich obecność w świecie nauki czy biznesu jest dziś wręcz koniecznością. Przedsiębiorstwa, które zainwestowały w taką technologię widzą wyraźne korzyści w dobie globalnego kryzysu, mogą patrzeć w przyszłość, a nie skupiać się jedynie na cięciach budżetowych.

Dzięki bogatej ofercie każde przedsiębiorstwo może rozbudowywać narzędzia konferencyjne i ujednoliconej współpracy w miarę rozwoju potrzeb biznesowych za pomocą skalowalnych systemów sieciowych ułatwiających realizację i zarządzanie siecią transmisji wideo, jak również za pomocą rozwiązań przeznaczonych dla większych sal konferencyjnych, zintegrowanych środowisk aplikacyjnych oraz rozwiązań typu immersive telepresence. Tradycyjne rozwiązania już weszły w skład nowych rozwiązań ujednoliconej komunikacji i współpracy.

pytał Bartłomiej Dwornik, fortel.info

***
Grzegorz Arent od ponad 10 lat zajmuje się tematyką tele i wideokonferencji. Ukończył Politechnikę Warszawską, z wykształcenia jest magistrem inżynierem. Od blisko dwóch lat pełni funkcję sales engineer w firmie Polycom Polska. Do jego głównych zadań należy wsparcie przedsprzedażne dla partnerów z Polski, Czech, Słowacji, Litwy, Łotwy i Estonii. Zalety nowoczesnych wideokonferencji prezentował na wielu seminariach i konferencjach w kraju i za granicą.

• Zobacz wszystkie artykuły eksperckie

R E K L A M A