Inwestycje w nowe technologie stają się w firmach codziennością. Dotyczą już nie tylko zakupu coraz lepszych urządzeń wielkogabarytowych, jak drukarki czy kopiarki, ale również tych mniejszych, jak telefony czy zestawy słuchawkowe. Te ostatnie, mimo że nie charakteryzują się wielkimi rozmiarami, mają znaczący wpływ na efektywność pracowników i produktywność firmy.

Firmy coraz chętniej inwestują w zestawy słuchawkowe. Wcześniej kojarzone z call contact/center, masowo wkroczyły w codzienne życie biura. Ich popularność wynika z kilku cech: wpływają na podniesienie ergonomii pracy, sprawiają, że pracownicy są stale pod telefonem oraz przynoszą znaczące oszczędności firmie.

Ergonomia pracy

Badania nad ergonomią pracy jednoznacznie wskazują, iż jedną z głównych przyczyn bólu pleców i szyi u pracowników biurowych jest korzystanie z klasycznych aparatów telefonicznych (patrz ramka „PRZED”). Powoduje to nierzadko mniejszą wydajność pracy oraz czasową niezdolność do jej wykonywania. Zwolnienia lekarskie, które biorą z tego powodu pracownicy, to jeden z generatorów kosztów funkcjonowania firmy.

Według szwedzkich długoterminowych badań (patrz ramka: „PO”) zastosowanie zestawów słuchawkowych może obniżyć te koszty, m.in. poprzez przywrócenie pracownikom naturalnych ruchów, które nie powodują bólu w obrębie pleców, ramion i karku. Dodatkowo zestawy są znacznie lżejsze (6 do 10 razy) w porównaniu do słuchawki telefonicznej, co dosłownie znosi ciężar z barków pracowników korzystających na co dzień z telefonów. Wykorzystanie zestawów słuchawkowych obniża tym samym liczbę zwolnień lekarskich związanych z bólami w układzie mięśniowo-szkieletowym.

Długoterminowe badania w Szwecji

PRZED
- 6 na 10 osób doświadczyło bólu pleców, ramion i szyi
- 44% wiązało ból z korzystaniem z telefonu
- 21% doświadczyło obniżenia jakości pracy
- 26% było z tego powodu na zwolnieniu lekarskim

PO
- 26% problem całkowicie zniknął
- 52% dolegliwości wyeliminowane w znacznym stopniu
- 21% nie odczuło różnicy
- 0 % bóle pogorszyły się

Dodatkowe korzyści

Inwestycja w zestawy słuchawkowe, zwłaszcza bezprzewodowe, to również inwestycja w podniesienie produktywności pracy. Dzięki zastosowaniu, np. urządzeń z serii Jabra GO 6400 pracownicy stają się bardziej mobilni. Nawet w oddaleniu od biurka mają możliwość prowadzenia rozmów. Bez przeszkód mogą przemieszczać się po biurze i pozostają dostępni dla klientów oraz kontrahentów.

Istotną zaletą zestawów słuchawkowych, która jednocześnie podnosi efektywność wykonywanych zadań, jest również uwolnienie obu rąk. Użytkownik, stosując np. urządzenia z serii Jabra PRO 9400, może w czasie rozmowy telefonicznej notować, pracować na komputerze czy też wyszukiwać dokumenty. Nie traci czasu na odkładanie słuchawki, sięganie po długopis czy odchodzenie od biurka w poszukiwaniu stosownych teczek z dokumentami.

Warto również wspomnieć o oszczędnościach dla firmy związanych z ograniczeniem podróży służbowych. Zastosowanie zaawansowanych zestawów słuchawkowych lub głośnomówiących, jak Jabra SPEAK 410, pozwala na prowadzenie audiokonferencji i wspomaga wideokonferencje, dzięki czemu spotkania z klientami czy kontrahentami oddalonymi od firmy mogą odbywać się w czasie rzeczywistym bez potrzeby przemieszczania się między siedzibami przedsiębiorstw.

ROI – kalkulator zwrotu z inwestycji

Korzyści płynące z zastosowania zestawów słuchawkowych można również wyrazić w konkretnych liczbach. Jabra opracowała kalkulator zwrotu z inwestycji (ROI). To narzędzie online (www.jabra.com/ROI/pl), które umożliwia firmom poznanie rzeczywistych korzyści finansowych i poziomu wzrostu wydajności po wdrożeniu przewodowych i bezprzewodowych zestawów słuchawkowych. Kalkulacji zwrotu z inwestycji można dokonać na dwa sposoby. W pierwszym należy wybrać konkretny zestaw słuchawkowy i wprowadzić parametry takie jak wartość średniej pensji i szacunkowy czas telefonowania na dobę. Finalnie użytkownicy otrzymują szczegółowe informacje na temat oszczędności dziennych i rocznych oraz po jakim czasie nastąpi zwrot z inwestycji. Jest to wyliczane na podstawie prostego ilorazu:

Cz - cena zestawu słuchawkowego
GpD - godziny pracy w ciągu dnia
DpM - dni pracy w miesiącu
Mw - miesięczne wynagrodzenie
GtD - godziny telefonowania w ciągu dnia
MoG - minuty zaoszczędzone w ciągu godziny

Ponadto można precyzyjnie ustawić zestaw pięciu parametrów, aby obliczenie zwrotu z inwestycji było bardziej dostosowane do konkretnych okoliczności. Wspomniane parametry, to: lepszy dźwięk, większa wydajność, lepsza ergonomia, poprawiona mobilność oraz łatwiejsza obsługa wielu urządzeń w komunikacji zunifikowanej (UC).



Kalkulator powstał w oparciu o wyniki czterech niezależnych badań (patrz: ramka): dwóch opracowań wykonanych przez analityków z grupy GFK, studium dotyczącego mobilności oraz szwedzkich badań nad ergonomią stosowania zestawów słuchawkowych w biurach. Wykazały one, że w ciągu każdej godziny spędzanej przez pracowników na rozmowach telefonicznych, można zaoszczędzić średnio 7,5 minuty. Na przykład, dyrektor zarabiający miesięcznie 9 500 zł i rozmawiający przez telefon przez dwie godziny dziennie, który kupi zestaw słuchawkowy Jabra GO 6470 za 1400 zł osiąga zwrot z inwestycji po 95 dniach, a oszczędność wyniesie 14,84 zł dziennie lub 3561,60 zł rocznie.

Dwa badania GFK (2009) z udziałem czterech firm z dwóch kontynentów pokazują, że średnio pracownicy spędzają 3 godzinny dziennie na rozmowach telefonicznych. W przypadku użycia zestawu słuchawkowego każdy z nich oszczędza 16,5 minuty dziennie. Prowadzi to do bezpośredniej oszczędności 5,5 minuty na godzinę.

Gdy mowa o oszczędności 7,5 minuty, pod uwagę brane są również wyniki badań GFK i Szwedzkich Badań o Ergonomii (2006), które wskazują na dodatkową pośrednią oszczędność czasu. Te pośrednie oszczędności pochodzą z redukcji urlopów chorobowych i przerw potrzebnych dla pracowników cierpiących na bóle głowy, szyi, pleców. Wniosek: pracownicy używający telefonu średnio 3 godziny dziennie zyskują średnio 5,83 minut dziennie, 1,9 minuty w ciągu godziny.

Badania branżowe Wydajność urządzeń mobilnych w środowisku biurowym (2008), dodają do tego równania nieodebrane połączenia. Pracownicy zaoszczędzają 1,6 minuty w ciągu dnia, w którym nie ma nieodebranych połączeń. To prowadzi do dodatkowych pośrednich oszczędności 0,5 minuty na godzinę. W rzeczywistości większość uważa, że liczba ta jest znacznie wyższa.

Jak więc widać oszczędności z tytułu zakupu zestawu słuchawkowego są w skali roku bardzo wysokie. Warto więc, jak zawsze, zainwestować w sprzęt najlepszych firm, który nie będzie się psuł i jednocześnie zapewni najwyższą jakość rozmowy.

Uczestnicy badania GFK, którzy zwykle pracowali z telefonem komórkowym otrzymali do przetestowania bezprzewodowy zestaw słuchawkowy. Zostali przebadani przed i po teście, a wyniki zostały porównywane. Wykres pokazuje jaki wpływ na wydajność pracownika ma zestaw słuchawkowy.

Przy użyciu bezprzewodowego zestawu słuchawkowego Jabra satysfakcja wzrosła z 57% do 87%. Liczba niezadowolonych pracowników spadła z 23% do 3%. Zestawy słuchawkowe były zatem istotnym czynnikiem wpływającym na pozostanie w danym miejscu pracy.

Kalkulator ROI to przydatne narzędzie. Umożliwia sprawdzenie wysokości zwrotu z inwestycji, jaki uzyskamy, kupując zestawy słuchawkowe dla firmy. Możemy śmiało powiedzieć, że będą one wysokie.

Nowe technologie są nieodzownym elementem współczesnego przedsiębiorstwa. Warto więc tak też spojrzeć na zestawy słuchawkowe. Zyskamy efektywniejszych pracowników i podniesiemy produktywność całej firmy.